I dagens snabbrörliga affärsvärld är effektivitet nyckeln till framgång. Detta gäller inte minst för konferensanläggningar, där varje förfrågan är en potentiell bokning och därmed en intäkt. Men hur många av dessa potentiella bokningar faller bort på grund av ineffektiva, manuella processer?

Om er administration fortfarande innebär att ni jonglerar med mejltrådar, kalkylblad och långa samtal för varje offertförfrågan, då är svaret förmodligen alldeles för många.

Den dolda kostnaden av analoga processer

Många konferensanläggningar har under lång tid förlitat sig på traditionella metoder för att hantera förfrågningar och bokningar. En process som ofta ser ut så här:

En kund skickar en förfrågan via mejl eller telefon. Er personal lägger manuellt in informationen i ett kalkylblad eller ett internt system. Sedan behöver man se över beläggning under önskat datum. En offert skapas mödosamt i Word eller PDF, med manuella justeringar för varje unik förfrågan. Offerten skickas ut, och ni väntar på svar. Uppföljning sker ofta via mejl eller telefon. Sedan önskar kunden tillägg på sin offert eller byter datum och processen börjar om...

Detta kan tyckas vara den beprövade vägen, men den döljer flera kostnader:

Tidsödande administration: Varje minut som läggs på manuell datainmatning, formatering och uppföljning är tid som inte kan läggas på aktiv försäljning eller kundvård.

Långsamma svarstider: I en värld där kunder förväntar sig snabba svar kan en fördröjning på bara några timmar innebära att kunden går vidare till nästa anläggning.

Risk för mänskliga fel: Manuella processer ökar risken för att viktig information missas, att offerter innehåller fel eller att uppföljning glöms bort.

Svårt att följa upp: Utan ett system är det nästan omöjligt att få en överblick över alla pågående leads, deras status och var i försäljningsprocessen de befinner sig.

Inkonsekvent kundupplevelse: Varje offert kan se annorlunda ut, och kommunikationen kan variera beroende på vem som hanterar ärendet.

Alla dessa faktorer leder till att potentiella bokningar och därmed intäkter går förlorade.

Digitalisera försäljningen - withPontus

Att digitalisera er konferensförsäljning är inte bara en trend; det är en nödvändighet för att förbli konkurrenskraftig och maximera er intäktspotential.

Fånga och hantera leads effektivt: WithPontus centraliserar alla inkommande förfrågningar. Ni får en tydlig överblick över varje lead, dess status och vad nästa steg är. Inga fler borttappade förfrågningar!

Skapa skräddarsydda offerter på minuter: Glöm tidskrävande offertskrivning. Med intuitiva mallar och automatiserade beräkningar kan ni snabbt och enkelt generera professionella, anpassade offerter som imponerar på kunden. Snabbheten ger er ett avgörande försprång.

Automatisera uppföljningen: WithPontus hjälper er att schemalägga och hantera uppföljningar så att ni aldrig missar en chans att stänga affären. Systemet påminner er och kan till och med automatisera delar av uppföljningsprocessen.

Optimera er säljprocess: Genom att samla all data på ett ställe får ni ovärderliga insikter. Ni kan analysera vilka leads som konverterar bäst, vilka tjänster som är mest populära och var det finns utrymme för förbättringar i er säljstrategi.

Frigör tid för ert team: Med minskad administrativ börda kan er personal fokusera på det de gör bäst – bygga relationer, svara på kundernas behov och aktivt sälja in er anläggning.

Med withPontus investerar ni i en framtid där varje lead tas om hand på bästa sätt, där offerthanteringen är blixtsnabb och där ni alltid har full kontroll över er försäljning.